Văn phòng ảo là gì? Tìm hiểu về virtual office và lợi ích của nó

Văn phòng ảo là một dịch vụ cho phép bạn sử dụng địa chỉ, số điện thoại, email và các tiện ích khác của một văn phòng thực tế mà không cần phải thuê hay mua nó. Văn phòng ảo giúp bạn tiết kiệm chi phí, tăng tính linh hoạt và chuyên nghiệp trong kinh doanh. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn về khái niệm văn phòng ảo là gì, lợi ích và cách lựa chọn văn phòng ảo phù hợp với nhu cầu của bạn.

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo là gì, đây là một thuật ngữ chỉ loại hình văn phòng cung cấp dịch vụ địa chỉ và liên lạc mà không yêu cầu diện tích thực tế. Đây là hình thức cho thuê văn phòng có diện tích 0m2, bao gồm các dịch vụ như địa điểm giao dịch, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, biển hiệu công ty và địa chỉ nhận thư từ và thông báo thuế, bhxh. Khách hàng không cần chuyển đồ đạc hoặc trang thiết bị, chỉ cần đặt biển hiệu hoặc logo của công ty tại đó. Họ cũng có thể thuê thêm phòng họp để trao đổi với đối tác và chi phí được tính theo giờ.

Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đã có từ lâu trên thế giới, nhưng ở Việt Nam thì dịch vụ này còn mới mẻ. Khi sử dụng dịch vụ này, khách hàng không cần chuyển đồ đạc hoặc trang thiết bị, chỉ cần đặt biển hiệu hoặc logo của công ty tại đó. Doanh nghiệp cũng không cần nhân viên làm việc thường trực. Bộ phận nhân sự của văn phòng ảo sẽ trả lời điện thoại, nhận fax, email và các giấy tờ liên quan với tư cách là thư ký của công ty và gửi thông tin đến khách hàng.

Vậy văn phòng ảo tiếng anh là gì? Theo tìm hiểu của homedy, văn phòng ảo trong tiếng anh được gọi là virtual office.

Tóm lại, văn phòng ảo/Virtual office là hình thức cho thuê địa điểm để đăng ký kinh doanh, giúp tiết kiệm chi phí so với việc thuê văn phòng truyền thống. Đây là sự kết hợp hoàn hảo giữa việc vận hành doanh nghiệp từ xa và sử dụng một địa chỉ làm đại diện văn phòng kinh doanh. Sử dụng dịch vụ này cho phép người dùng giảm chi phí thuê văn phòng trong khi vẫn có thể vận hành kinh doanh một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Sau khi hiểu được văn phòng ảo/virtual office là gì chúng ta cần tìm hiểu xem loại hình văn phòng này có hợp pháp hay không?

Văn phòng ảo là một khái niệm không được quy định trong các văn bản pháp luật, mà chỉ xuất hiện trong thực tiễn.

Theo Luật Doanh nghiệp 2014, “doanh nghiệp” là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo pháp luật để kinh doanh. Luật Doanh nghiệp 2014 cũng quy định rõ về trụ sở giao dịch của doanh nghiệp, là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ cụ thể và số điện thoại, số fax, thư điện tử (nếu có).

Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2014 không giới hạn số lượng doanh nghiệp được đặt tại một địa điểm, và cũng không kiểm tra được doanh nghiệp có hoạt động thực tế tại trụ sở đã đăng ký hay không.

Hiện tại, pháp luật chưa có quy định rõ ràng về việc cấm hay cho phép doanh nghiệp thuê “văn phòng ảo” làm trụ sở hoạt động, cũng như cơ chế xử lý liên quan.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần lưu ý rằng, việc Luật Doanh nghiệp không cấm không có nghĩa là việc này hợp pháp, bởi vì một doanh nghiệp hoạt động còn phải tuân theo nhiều quy định pháp luật khác nhau, như thuế, thương mại, ngân hàng,…

Vậy là, văn phòng ảo vẫn được chấp nhận khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, nhưng pháp luật chưa có quy định cụ thể về trường hợp này.

Dịch vụ văn phòng ảo gồm những gì?

Bên cạnh văn phòng ảo là như thế nào thì dịch vụ này còn có những tiện ích nào? Khi thuê dịch vụ này, doanh nghiệp sẽ được cung cấp các tiện ích sau :

Địa chỉ đăng ký kinh doanh : Đây là địa chỉ được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và các giấy tờ liên quan của doanh nghiệp. Địa chỉ này thường nằm ở các vị trí trung tâm, thuận tiện cho việc giao dịch và tăng uy tín của doanh nghiệp.

Biển hiệu công ty : Đây là biển báo tên công ty được treo ở mặt tiền hoặc trong toà nhà của dịch vụ văn phòng ảo. Biển hiệu này giúp khách hàng dễ dàng nhận biết và tìm kiếm công ty khi có nhu cầu.

Số điện thoại và fax : Đây là số liên lạc chính thức của công ty, được cấp bởi dịch vụ văn phòng ảo. Số điện thoại và fax này sẽ được in trên danh thiếp, website, email và các tài liệu của công ty. Khi có cuộc gọi đến số này, nhân viên lễ tân của dịch vụ sẽ tiếp nhận và chuyển tiếp cho công ty theo yêu cầu.

Nhân viên lễ tân : Đây là nhân viên được cung cấp bởi dịch vụ văn phòng ảo để thực hiện các công việc như trực điện thoại, tiếp đón khách hàng, nhận và gửi thư từ, bưu phẩm, hỗ trợ các thủ tục hành chính… Nhân viên lễ tân thường có kỹ năng giao tiếp tốt và ngoại ngữ lưu loát.

Phòng họp : Đây là không gian được cho thuê theo giờ hoặc theo ngày để công ty có thể tổ chức các cuộc họp, báo cáo, đào tạo… Phòng họp được trang bị đầy đủ các thiết bị hiện đại như máy chiếu, màn hình, âm thanh, wifi… Có thể có thêm dịch vụ trà, nước, ăn nhẹ theo yêu cầu.

Ngoài ra, dịch vụ văn phòng ảo còn có thể cung cấp thêm một số dịch vụ khác như: báo cáo thuế, kế toán, tư vấn pháp lý, thiết kế website, marketing online… Tùy theo nhu cầu và ngân sách của từng doanh nghiệp, có thể lựa chọn các gói dịch vụ sao cho phù hợp.

Đối tượng sử dụng dịch vụ văn phòng ảo

Đối tượng sử dụng dịch vụ văn phòng ảo là những doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân có nhu cầu tiết kiệm chi phí thuê văn phòng truyền thống, tăng tính linh hoạt và chuyên nghiệp trong quản lý và giao dịch kinh doanh. Một số khách hàng văn phòng ảo tiêu biểu có thể kể đến như :

• Doanh nghiệp mới thành lập, chưa có nguồn vốn đủ để đầu tư vào văn phòng riêng.

• Doanh nghiệp nhỏ và vừa, muốn mở rộng thị trường hoặc có mặt tại các địa điểm chiến lược, nhưng không muốn bỏ ra nhiều chi phí cho việc thuê văn phòng lâu dài.

• Doanh nghiệp hoạt động theo hình thức kinh doanh trực tuyến, không cần sử dụng không gian văn phòng thường xuyên, chỉ cần một địa chỉ uy tín để đăng ký kinh doanh và nhận thư từ.

• Tổ chức phi lợi nhuận, các hội đoàn, các nhóm cộng đồng, có nhu cầu sử dụng văn phòng ảo để tổ chức các cuộc họp, sự kiện, đào tạo hoặc gặp gỡ đối tác.

• Những cá nhân làm việc tự do, như freelancer, blogger, youtuber,.. có nhu cầu sử dụng văn phòng ảo để tạo ấn tượng chuyên nghiệp với khách hàng hoặc đối tác.

Ưu nhược điểm của văn phòng ảo

Bên cạnh văn phòng ảo là gì ưu nhược điểm cũng là một vấn đề được rất nhiều người quan tâm. Sau đây là một số lợi ích của văn phòng ảo để bạn tham khảo trước khi quyết định thuê.

Lợi ích khi sử dụng văn phòng ảo

Tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

Virtual office là một giải pháp hiệu quả cho các doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất. Với văn phòng ảo, bạn không cần phải thuê một không gian làm việc cố định, mà chỉ cần sử dụng các dịch vụ như địa chỉ kinh doanh, điện thoại, fax, email, hội nghị trực tuyến… Bạn có thể làm việc từ bất kỳ đâu, bất cứ khi nào và vẫn duy trì được sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp. 

Dịch vụ thuê văn phòng ảo giúp bạn tiết kiệm được chi phí cho thuê, điện, nước, nhân viên, thiết bị… và tập trung vào việc phát triển sản phẩm và dịch vụ của mình. 

Địa chỉ uy tín

Một trong những lợi ích quan trọng khi sử dụng văn phòng ảo là bạn có thể có một địa chỉ kinh doanh uy tín tại một vị trí đắc địa. Đặc điểm của văn phòng ảo này giúp bạn tạo được ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác và cơ quan chức năng. 

Bạn cũng có thể sử dụng địa chỉ văn phòng ảo để đăng ký doanh nghiệp, nhận thư từ, gửi hóa đơn, in ấn danh thiếp… Bạn không cần phải lo lắng về việc bị mất mặt bằng, bị quấy rầy hay bị lộ thông tin cá nhân. Bạn cũng có thể chọn một địa chỉ văn phòng ảo phù hợp với ngành nghề và mục tiêu của mình. Văn phòng ảo giúp bạn xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp và tin cậy cho doanh nghiệp của mình.

Trang bị đầy đủ nội thất và thiết bị

Lợi ích tiếp theo của văn phòng ảo là được trang bị đầy đủ nội thất và thiết bị cần thiết cho công việc, như máy tính, máy in, điện thoại, internet, bàn ghế, tủ hồ sơ, vv. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc thuê và bảo trì vật dụng, cũng như tăng hiệu quả và năng suất làm việc. Với văn phòng ảo, doanh nghiệp có thể tận dụng các tiện ích của một văn phòng truyền thống mà không cần phải đầu tư quá nhiều vào không gian và hạ tầng.

Đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp

Đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp. Họ sẽ xử lý các yêu cầu, thắc mắc và khiếu nại của khách hàng một cách nhanh chóng, lịch sự và chuyên nghiệp. Đồng thời thông báo cho doanh nghiệp về các cuộc gọi, thư từ và khách hàng quan trọng mà doanh nghiệp không muốn bỏ lỡ.

Với một đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp, doanh nghiệp sẽ không phải lo lắng về việc tuyển dụng, đào tạo, quản lý và trả lương cho nhân viên. Doanh nghiệp cũng sẽ không phải bận tâm về việc thiếu nhân sự hoặc nhân sự không có kinh nghiệm hay không có thái độ tốt. Doanh nghiệp chỉ cần trả một khoản phí dịch vụ hợp lý cho nhà cung cấp văn phòng ảo và tận hưởng các dịch vụ chất lượng cao.

Thời gian làm việc linh hoạt

Việc thuê văn phòng ảo mang lại nhiều lợi ích, trong đó có thời gian làm việc linh hoạt. Nhân viên có thể làm việc từ bất kỳ đâu, miễn là họ có kết nối internet. Điều này giúp họ cân bằng công việc và cuộc sống cá nhân tốt hơn, đồng thời giảm thiểu thời gian và chi phí đi lại. Doanh nghiệp cũng có thể thuê nhân viên từ khắp nơi trên thế giới, mở rộng quy mô hoạt động và tiếp cận thị trường mới. Văn phòng ảo cũng giúp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng và các chi phí liên quan khác.

Tăng độ nhận diện thương hiệu

Cuối cùng, Virtual office giúp : 

• Tăng độ nhận diện thương hiệu : Văn phòng ảo cho phép bạn sở hữu một địa chỉ uy tín và chuyên nghiệp tại những khu vực trung tâm hoặc sầm uất. Điều này sẽ giúp bạn tạo được ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác và nhân viên tiềm năng. Bạn cũng có thể sử dụng địa chỉ văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh, gửi thư, nhận cuộc gọi và email chuyên nghiệp.

• Mở rộng thị trường một cách dễ dàng : Với văn phòng ảo, bạn không cần phải lo lắng về việc thuê văn phòng cố định, mua sắm thiết bị, tuyển dụng nhân sự hay quản lý hợp đồng. Bạn có thể mở rộng hoạt động kinh doanh của mình tới bất kỳ địa điểm nào mà bạn mong muốn, chỉ với một chi phí thấp. Bạn cũng có thể linh hoạt thay đổi địa chỉ văn phòng ảo theo nhu cầu của mình.

• Có được nhiều mối quan hệ có lợi cho doanh nghiệp : Khi sử dụng văn phòng ảo, bạn cũng có thể truy cập vào các dịch vụ hỗ trợ khác như lễ tân, hội trường, phòng họp hay các tiện ích khác. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tổ chức các cuộc họp, đào tạo hay sự kiện. Bạn cũng có cơ hội gặp gỡ và kết nối với các doanh nghiệp khác trong cùng một không gian làm việc chia sẻ, tạo ra những mối quan hệ đối tác hay khách hàng tiềm năng.

Hạn chế của mô hình văn phòng ảo

Mô hình văn phòng ảo là một cách tổ chức công việc linh hoạt, tiết kiệm chi phí và thân thiện với môi trường, nhưng cũng có những hạn chế không thể bỏ qua. Một số hạn chế của mô hình này là :

• Thiếu sự giao tiếp trực tiếp và tương tác xã hội giữa các nhân viên, có thể ảnh hưởng đến khả năng hợp tác, sáng tạo và tinh thần đồng đội.

• Khó kiểm soát và đánh giá hiệu quả công việc của các nhân viên, đòi hỏi sự tự giác, trách nhiệm và kỷ luật cao từ phía người lao động.

• Gặp nhiều rủi ro về an ninh thông tin, bảo mật dữ liệu và bản quyền, do sử dụng các thiết bị và phần mềm không được kiểm định và bảo vệ tốt.

• Phụ thuộc nhiều vào công nghệ thông tin và viễn thông, có thể gặp sự cố khi có sự cố mạng, điện, thiết bị hoặc phần mềm.

Có nên thuê văn phòng ảo không?

Văn phòng ảo là một dịch vụ cung cấp địa chỉ kinh doanh, số điện thoại, thư từ và các tiện ích khác cho các doanh nghiệp không cần có một không gian làm việc cố định. Vậy có nên thuê văn phòng ảo không?

Câu trả lời phụ thuộc vào nhu cầu, mục tiêu và ngân sách của từng doanh nghiệp. Nếu bạn là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, muốn tiết kiệm chi phí cho thuê, bảo trì và quản lý văn phòng, muốn tăng uy tín và chuyên nghiệp cho thương hiệu, muốn linh hoạt trong việc sắp xếp thời gian và địa điểm làm việc, thì thuê văn phòng ảo là một giải pháp hợp lý.

Tuy nhiên, bạn cũng cần cân nhắc những hạn chế của văn phòng ảo, như thiếu sự giao tiếp trực tiếp, khó kiểm soát hiệu quả công việc, gặp rủi ro về an ninh thông tin và phụ thuộc vào công nghệ. Bạn cũng cần chọn một nhà cung cấp dịch vụ uy tín, chất lượng và phù hợp với nhu cầu của bạn.

Vì vậy, có nên thuê văn phòng ảo hay không là quyết định của từng doanh nghiệp. 

Bảng giá thuê văn phòng ảo hiện nay

Bảng giá thuê văn phòng ảo có thể khác nhau tùy theo địa điểm, tiện ích và thời gian thuê của bạn. Dưới đây là một số bảng giá tham khảo từ các nhà cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo uy tín tại Việt Nam :

Bạn có thể xem chi tiết từng gói dịch vụ và các tiện ích đi kèm tại các trang web của các đơn vị trên hoặc liên hệ trực tiếp để được tư vấn kỹ hơn.

Những tiêu chí khi thuê địa chỉ văn phòng ảo

Tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu những tiêu chí cần lưu ý khi thuê văn phòng ảo là gì?

Vị trí đặt địa chỉ văn phòng ảo

Một vị trí văn phòng đẹp là yếu tố rất quan trọng cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Đó là nơi doanh nghiệp bạn có thể gặp gỡ và giao dịch kinh doanh với các đối tác và khách hàng.

Điều này sẽ phản ánh bộ mặt của công ty, tạo dựng sự tin tưởng của khách hàng và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của công ty.

Vì vậy, một địa điểm đăng ký văn phòng ảo đắc địa là lợi thế của doanh nghiệp, đặc biệt là nằm ở trung tâm thành phố sẽ mang lại hiệu quả nhận diện rất cao. Qua đó, khách hàng hay đối tác của doanh nghiệp bạn sẽ đánh giá cao về quy mô, sự đầu tư và khả năng tài chính của công ty.

Khu vực đỗ xe

Bạn sẽ mắc phải sai lầm nếu bạn chỉ quan tâm đến địa điểm văn phòng khi thuê văn phòng ảo mà bỏ qua sự tiện lợi xung quanh. Bạn có thể không cần phải đến văn phòng thường xuyên nhưng hãy nghĩ đến những đối tác, khách hàng của bạn, họ có thoải mái khi gặp phải bất tiện này không.

Do đó, bạn nên chọn thuê văn phòng ảo có chỗ đậu xe thuận tiện và bảo đảm để khách hàng và đối tác yên tâm đến cuộc hẹn, không mất thời gian để tìm chỗ để xe và không mất chi phí.

Tiện ích hấp dẫn, giá trị ưu việt

Để khách hàng thấy được một văn phòng “chuyên nghiệp” khi thuê dịch vụ văn phòng ảo, hầu hết các đơn vị cho thuê văn phòng ảo không chỉ mang đến giải pháp tiết kiệm chi phí hơn văn phòng truyền thống, mà còn cung cấp nhiều tiện ích hữu ích hỗ trợ bạn trong quá trình làm việc.

Các tiện ích doanh nghiệp được tận hưởng gồm có: chỗ ngồi linh hoạt; phòng họp; phòng tiếp khách; nhân viên lễ tân, giao/ nhận bưu phẩm thư từ; bảng tên thương hiệu; bãi đỗ xe, hỗ trợ pháp lý; thiết bị máy móc hiện đại;…

Chi phí hợp lý, tối ưu ngân sách

Việc tiết kiệm ngân sách công ty là một điều rất quan trọng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hiện nay có nhiều đơn vị cung cấp văn phòng ảo với mức phí khác nhau và cũng phụ thuộc vào quy mô văn phòng và dịch vụ mà họ cung cấp cho khách hàng.

Do đó doanh nghiệp cần xem xét và cân nhắc kỹ lưỡng về chi phí và nhu cầu của mình dựa trên các yếu tố gồm địa điểm muốn mở văn phòng, không gian văn phòng, các tiện ích trong và ngoài văn phòng và cuối cùng là khả năng chi trả hợp lý.

Kinh nghiệm "đắt giá" khi thuê văn phòng ảo

Tìm hiểu kỹ đối tác cho thuê văn phòng

Kinh nghiệm đầu tiên khi quyết định lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo là gì? Trước khi thuê Virtual office, bạn nên tìm hiểu kỹ về đơn vị cho thuê. Bạn có thể tra cứu thông tin trên mạng để kiểm tra độ uy tín của họ. Bạn cũng nên xem các đánh giá từ những người đã từng thuê để tránh gặp phải những rắc rối, không nên vì văn phòng ảo giá rẻ mà bỏ qua điều này. Bên cạnh đó, bạn cần yêu cầu bên cho thuê cung cấp đủ các chi tiết về địa điểm, giá tiền, tiện nghi,…

Nội dung hợp đồng cho thuê phải rõ ràng

Để tránh những hiểu lầm, hợp đồng cho thuê văn phòng ảo cần được soạn thảo rõ ràng các điều khoản. Các thông tin bắt buộc phải có trong hợp đồng là :

1. Thông tin về bên cho thuê và bên thuê văn phòng.

2. Thời hạn của bản hợp đồng thuê văn phòng.

3. Giá tiền thuê văn phòng, các khoản chi phí khác.

4. Địa điểm cho thuê văn phòng cụ thể.

5. Các quy định về việc chấm dứt hợp đồng.

>>> Xem ngay: Từ A - Z về hợp đồng thuê văn phòng ảo chi tiết và chính xác nhất

Địa điểm đặt văn phòng ảo

Vị trí văn phòng là một yếu tố quan trọng để tăng uy tín doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên tránh thuê văn phòng ở những hẻm nhỏ, khó tìm được. Dù giá thuê ở đây rẻ hơn nhưng sẽ ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và sự tin tưởng của khách hàng. Doanh nghiệp nên chọn văn phòng ở những vị trí đắc địa, mặt tiền đường, khu vực trung tâm và có thể dễ dàng tìm kiếm trên bản đồ. Đây là điều cần thiết cho những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực du lịch, bất động sản và dịch vụ.

Tính pháp lý của văn tòa nhà

Người thuê cần chú ý đến pháp lý của tòa nhà chứa văn phòng trước khi ký hợp đồng. Người thuê nên đến xem trực tiếp tòa nhà để kiểm tra các giấy tờ liên quan. Nếu tòa nhà có vi phạm pháp lý sẽ gây khó khăn cho việc kinh doanh của doanh nghiệp.

Thời gian thuê văn phòng ảo

Người thuê cần quan tâm đến thời hạn của hợp đồng thuê văn phòng. Thường thì hợp đồng thuê văn phòng có thời gian từ vài năm đến vô thời hạn. Nhưng người thuê nên chọn hợp đồng thuê văn phòng chỉ 12 tháng. Đây là một khoảng thời gian vừa phải để có thể thay đổi không gian làm việc và mô hình thuê.

Đó là những điều người thuê văn phòng ảo cần chú ý để tránh những rủi ro cho hoạt động của doanh nghiệp.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu được văn phòng ảo là gì, lợi ích khi thuê văn phòng ảo cũng như những vấn đề liên quan khác. Để tìm hiểu thêm thông tin đến bất động sản khác, hãy truy cập homedy.com thường xuyên nhé!

Loan Nguyễn