Sổ hộ khẩu là gì? Quy trình làm hộ khẩu mới, cấp sổ bị mất

Sổ hộ khẩu là giấy tờ pháp lý quan trọng cần có trong hầu hết thủ tục hành chính. Tìm hiểu ngay khái niệm sổ hộ khẩu là gì và một số vấn đề liên quan đến thường trú, tạm trú trong bài viết dưới đây.

Sổ hộ khẩu là gì?

Sổ hộ khẩu là tài liệu nhằm xác định việc đăng ký hộ khẩu thường trú của mỗi hộ gia đình. Sổ này do Cơ quan Công an cấp để quản lý nhân khẩu của các hộ gia đình. Các thông tin cơ bản, quan trọng của các thành viên trong hộ gia đình sẽ được ghi trong sổ hộ khẩu và cần được cập nhật lại nếu có thay đổi.

Bên cạnh khái niệm sổ hộ khẩu là gì, nhiều người cũng thắc mắc “hộ khẩu thường trú là gì?”. Thực chất đây chỉ là tên gọi khác của sổ hộ khẩu. Chúng đều là công cụ, thủ tục hành chính giúp nhà nước quản lý việc di chuyển, sinh sống của công dân.

Sổ hộ khẩu Tiếng anh là gì?

Sổ hộ khẩu được dịch sang tiếng Anh là Household Book. Ngoài ra, còn có một số từ đồng nghĩa khác như:

• Household Registration Book;

• Household Registration Of Family;

• Family Register;

• Family Record Book;

• Number of inhabitants;

Sổ hộ khẩu điện tử

Bộ Công an cho biết, sổ hộ khẩu điện tử là phương thức quản lý thường trú của công dân trên mạng điện tử qua hệ thống phần mềm và được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu về cư trú.

Sổ hộ khẩu điện tử sẽ thay đổi toàn bộ cách quản lý truyền thống hiện nay. Nó sẽ được tích hợp trên thẻ CCCD của mỗi người. Khi cần thực hiện thủ tục hành chính công dân thì chỉ cần cầm CCCD đến cho các cơ quan có thẩm quyền. Thông qua CCCD, cán bộ tiếp nhận sẽ nắm được đầy đủ thông tin liên quan đến thường trú, tạm trú.

Phân biệt sổ thường trú (sổ hộ khẩu) với sổ tạm trú

Bên cạnh khái niệm sổ hộ khẩu là gì, chúng ta cũng thường nghe thấy những khái niệm khác như: hộ khẩu tạm trú, KT3, KT2, KT4,... Dưới đây, Homedy sẽ giúp bạn phân biệt rõ ràng các khái niệm: hộ khẩu thường trú, hộ khẩu tạm trú là gì, hộ khẩu KT3 là gì, khác gì so với KT1, KT2?

Trước tiên, như đã đề cập ở trên, sổ hộ khẩu chính là sổ thường trú (hay còn được gọi là KT1). Còn sổ hộ khẩu tạm trú gồm có: Sổ KT3, KT2 và KT1.

Hộ khẩu thường trú

Như đã đề cập ở trên, sổ hộ khẩu thường trú là công cụ để quản lý nhân khẩu. Giúp Nhà nước dễ dàng quản lý việc di chuyển của công dân. Các thông tin cơ bản của từng nhân khẩu như: họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, mối quan hệ với chủ hộ,... sẽ được ghi đầy đủ trong mỗi cuốn sổ hộ khẩu của từng gia đình.

Hộ khẩu tạm trú

Khác với sổ hộ khẩu là gì, sổ tạm trú là giấy tờ chứng nhận nơi sinh sống tạm thời. Trong đó, sổ tạm trú được chia thành 3 loại như sau:

• Hộ khẩu KT2: Là sổ tạm trú dài hạn trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Công dân có đăng ký hộ khẩu thường trú ở một quận/huyện khác nhưng tạm trú tại một quận/huyện khác trong cùng một tỉnh thành thì sẽ tiến hành thủ tục làm sổ hộ khẩu KT2.

• Hộ khẩu KT3: Là sổ tạm trú dài hạn ở một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Công dân đã có hộ khẩu thường trú tại 1 tỉnh thành nhưng lại có đăng ký tạm trú dài hạn ở một tỉnh thành khác thì tiến hành thủ tục làm hộ khẩu KT3.

• Hộ khẩu KT4: Là sổ tạm trú ngắn hạn ở một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Chỉ khác với KT3 ở thời hạn đăng ký làm tạm trú ngắn hơn và có thời hạn nhất định.

Thủ tục làm sổ hộ khẩu mới như thế nào?

Các bước tiến hành làm sổ hộ khẩu mới là gì không phải ai cũng nắm được. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết của bất động sản Homedy về quy trình, thủ tục làm hộ khẩu thường trú.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Căn cứ theo Khoản 2, Điều 21, Luật cư trú 2006 hồ sơ làm hộ khẩu mới cần có:

• Giấy CMND/ CCCD hoặc hộ chiếu 

• Bản khai nhân khẩu;

• Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu;

• Giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Cơ quan công an có thẩm quyền.

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ trên, người dân có nhu cầu làm hộ khẩu mới sẽ đến Cơ quan Công an có thẩm quyền để đăng ký thường trú.

Bước 3: Cơ quan Công an tiếp nhận và xử lý hồ sơ.

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ tiến hành kiểm tra giấy tờ có đầy đủ, đúng quy định theo Luật cư trú hay không. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì cán bộ sẽ viết phiếu hẹn giao cho người đến nộp hồ sơ. 

Trong trường hợp hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ thì cán bộ sẽ hướng dẫn người dân hoàn thiện lại hồ sơ. 

Bước 3: Nhận kết quả

Theo Khoản 3 Điều 21 Luật cư trú 2006 trong vòng 15 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan Công an sẽ cấp sổ hộ khẩu cho người đã nộp hồ sơ đăng ký thường trú. Trường hợp không cấp phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do không cấp sổ hộ khẩu là gì.

>>> XEM NGAY: Thủ tục chuyển hộ khẩu khi mua nhà mới đầy đủ A-Z

Còn trong trường hợp mất hộ khẩu làm lại như thế nào? Người dân vẫn chuẩn bị các giấy tờ như trên và thêm Giấy xác nhận làm mất giấy tờ của Công an khu vực nơi hoặc giấy xác nhận của công an tại mẫu HK02. 

Các bước và thời gian nhận kết quả cũng tương tự như quy trình làm hộ khẩu mới như trên.

Trên đây, Homedy đã giải đáp chi tiết các thắc mắc phổ biến về sổ hộ khẩu là gì, quy trình cấp mới, cấp lại sổ khẩu bị mất như thế nào? Hy vọng sẽ giúp bạn thực hiện các thủ tục hành chính nhanh chóng hơn!

Quỳnh Thư (tổng hợp)