Những lý do cần thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng

Trong quá trình kinh doanh và thuê văn phòng, việc chấm dứt hợp đồng có thể là một phần không thể tránh khỏi. Điều quan trọng là việc thực hiện quy trình này một cách đúng đắn và chuyên nghiệp. Thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng là một yếu tố quan trọng, giúp đề phòng trước các tranh chấp có thể xảy ra sau này. Trong bài viết dưới đây, Homedy sẽ cùng bạn tìm hiểu khía cạnh pháp lý của mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng làm việc. Mời các bạn cùng theo dõi!

Tại sao phải thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng?

Theo quy định tại Điều 428 Bộ luật Dân sự năm 2015, các trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng như sau:

Như vậy, có nhiều lý do sử dụng thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng. Trong đó, nguyên nhân chủ yếu vẫn là do không còn nhu cầu thuê địa điểm hoặc mặt bằng hiện tại nữa. Thay vào đó, có thể là việc chuyển đến một vị trí khác hoặc dừng hoạt động hoàn toàn.

Thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng được gửi đi sẽ là căn cứ pháp lý để chấm dứt hợp đồng. Căn cứ này có thể đã được các bên định rõ trước đó, hoặc được thực hiện dựa trên quy định của Bộ Luật Dân sự năm 2015 để đảm bảo quyền lợi của tất cả các bên, khi một bên không còn nhu cầu tiếp tục thực hiện hợp đồng ban đầu.

Việc sử dụng công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng có thể xảy ra tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình thực hiện hợp đồng, tuy nhiên, cần tuân thủ thời hạn báo trước theo thỏa thuận hoặc theo quy định pháp luật. Bởi nếu vi phạm thời hạn này sẽ kéo theo các trách nhiệm pháp lý, bao gồm các mức bồi thường, phạt vi phạm và có thể gây ra các tranh chấp không đáng có.

Những lý do gửi công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng

Có hai tình huống mà việc gửi thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng là cần thiết, đó là khi hợp đồng đã đến hạn kết thúc hoặc khi một trong hai bên muốn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng trước thời hạn đã thỏa thuận.

Ngừng thuê văn phòng đúng thời hạn

Khi một hợp đồng thuê văn phòng đã đến thời hạn kết thúc, bên thuê hoặc bên cho thuê không có ý định gia hạn tiếp thì lúc này, việc gửi thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng khi hết hạn là bước quan trọng. Văn bản này thông báo về việc kết thúc hợp đồng và mở đường cho việc thanh lý hợp đồng theo thoả thuận.

Ngừng thuê văn phòng trước thời hạn

Trong nhiều trường hợp, bên thuê muốn gửi thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng trước thời hạn đã thỏa thuận bởi một số lý do như:

• Doanh nghiệp mở rộng quy mô nhân sự hoặc thay đổi vị trí làm việc của họ, dẫn đến việc cần một không gian hoặc một địa điểm khác lớn hơn.

• Cần tiết kiệm chi phí hoặc điều chỉnh, cắt giảm nhân sự nên muốn tìm một không gian văn phòng nhỏ hơn.

• Doanh nghiệp thay đổi lĩnh vực kinh doanh, đòi hỏi một không gian văn phòng mới phù hợp hơn với mục tiêu kinh doanh mới.

Thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng trước thời hạn giúp cả hai bên tiến hành quy trình chấm dứt một cách hợp pháp và tránh các vấn đề phát sinh sau này.

Ngoài ra, còn có thể liệt kê một số nguyên nhân bất khả kháng có thể dẫn đến việc chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng như: Doanh nghiệp làm ăn thua lỗ hoặc phá sản, giải thể, thay đổi mục đích sử dụng tòa nhà văn phòng, bị thu hồi đất, khu vực xảy ra thảm họa thiên nhiên hoặc chiến tranh, thiên tai, hỏa hoạn,....

Không chỉ vậy, bên thuê có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng khi bên cho thuê có một trong các hành vi sau đây:

• Không sửa chữa công trình xây dựng một cách đúng cách, dẫn đến văn phòng không đảm bảo an toàn để sử dụng hoặc gây hại cho bên thuê.

• Tăng giá thuê không hợp lý.

• Quyền sử dụng văn phòng bị hạn chế do lợi ích của bên thứ ba.

Nếu không thuộc một trong các trường hợp trên, bạn vẫn có thể chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng tuy nhiên có thể sẽ phải chịu một số chế tài như: bồi thường thiệt hại, phạt vi phạm hợp đồng,... 

Nội dung cần có trong công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng

Những nội dung cần có trong thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng đó là:

Cơ sở pháp lý

Cơ sở pháp lý là yếu tố không thể thiếu trong quá trình lập và gửi thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng. Điều này là cần thiết để đảm bảo tính thuyết phục và giá trị pháp lý của thông báo đối với tất cả các bên liên quan. Trong đó, bản hợp đồng thuê văn phòng giữa bên thuê và bên cho thuê là căn cứ chính quan trọng nhất. Vì vậy, sự chi tiết và rõ ràng trong hợp đồng này càng tốt, khi xảy ra vấn đề sẽ có căn cứ mạnh mẽ để giải quyết.

Bên cạnh căn cứ từ hợp đồng, thông báo chấm dứt cũng có thể trích dẫn dựa trên các luật điều chỉnh lĩnh vực kinh doanh, bất động sản, luật nhà ở,…

Lý do chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng là gì?

Lý do chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng cũng là một phần không thể thiếu của thông báo. Việc trình bày lý do một cách rõ ràng và ngắn gọn giúp tạo điều kiện cho tất cả các bên hiểu được tình hình và đảm bảo tính hợp pháp của quyết định chấm dứt hợp đồng.

Khi đã trình bày lý do trong thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng, cần phải làm rõ rằng quyết định này hoàn toàn tuân thủ các yêu cầu của pháp luật. Thông thường, việc đơn phương chấm dứt hợp đồng hoặc ngừng thực hiện hợp đồng trước thời hạn có thể phải bồi thường, gây tổn thất tài chính. Vì vậy, việc thỏa thuận trước về thời hạn báo trước trong hợp đồng thuê văn phòng là quan trọng. Thời hạn này thường là từ 30 - 45 ngày dương lịch, tính cả các ngày nghỉ. Thời hạn báo trước giúp mọi bên đảm bảo quyền và lợi ích của họ một cách hợp pháp và tránh những rắc rối không cần thiết.

Cơ sở pháp lý của văn bản thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng

Công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng cần có cơ sở pháp lý rõ ràng và chặt chẽ để thông báo có giá trị pháp lý, bao gồm:

• Căn cứ Hợp đồng thuê văn phòng số….. có hiệu lực ngày…..tháng…. năm 20… được ký kết giữa các bên liên quan.

• Căn cứ Bộ luật Dân sự 2015.

• Căn cứ Luật Thương mại 2005.

• Căn cứ Luật Nhà ở 2014.

• Căn cứ nhu cầu, điều kiện, bối cảnh kinh tế tại thời điểm bấy giờ.

Dựa theo quy định tại Điều 131 Luật nhà ở năm 2014, hợp đồng cho thuê văn phòng sẽ chấm dứt khi xảy ra một trong những trường hợp nhà cho thuê thuộc sở hữu nhà nước hoặc nhà cho thuê không thuộc sở hữu của nhà nước. Cụ thể như sau:

Mẫu công văn thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng

Khi một trong hai bên thuê - cho thuê văn phòng quyết định đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng, muốn trả mặt bằng hoặc không muốn tiếp tục gia hạn thuê văn phòng trước thời hạn, cả hai bên sẽ tiến hành thanh lý và chấm dứt hợp đồng. Quy trình đầu tiên là các bên sẽ nhận được công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng. Dưới đây là mẫu công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng mà bạn có thể tham khảo:

THÔNG BÁO

(V/v: Chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng)

• Căn cứ Hợp đồng thuê văn phòng số….. có hiệu lực ngày…..tháng…. năm 20…;

• Căn cứ Bộ luật Dân sự 2015;

• Căn cứ Luật Thương mại 2005;

• Căn cứ Luật Nhà ở 2014;

• Căn cứ nhu cầu, điều kiện, bối cảnh kinh tế tại thời điểm bây giờ;

Kính gửi: ………………….. (Thông tin bên cho thuê)

CÔNG TY……….THÔNG BÁO:

1. Vì lý do ……………. Chúng tôi sẽ Chấm dứt Hợp đồng thuê văn phòng số ……. ký kết ngày …. tháng …. năm 20….. kể từ ngày… tháng… năm 20….

2. Căn cứ theo các thoả thuận tại Mục … Khoản … Điều …. trong Hợp đồng thuê văn phòng số ……. ký kết ngày …. tháng …. năm 20…..

3. Chúng tôi Yêu cầu…….. (Đưa ra các yêu cầu có liên quan đến cọc hoặc các chi phí phát sinh trong quá trình thuê văn phòng … hoặc yêu cầu khác).

Đề nghị Quý ông/bà/công ty vui lòng phản hồi và hỗ trợ chúng tôi trong quá trình thực hiện đúng thông báo này.

Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn./

>>> Tải mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng TẠI ĐÂY

Vấn đề bồi thường khi chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng

Công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng phải được thực hiện một cách kịp thời, ngay sau khi quyết định chấm dứt hợp đồng được đưa ra bởi bên thuê hoặc bên cho thuê. Tránh tình trạng gửi văn bản chậm trễ, gây ảnh hưởng đến công việc chung của 2 bên.

Trong trường hợp việc chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng liên quan đến vấn đề bồi thường hoặc thanh lý hợp đồng thì lưu ý cần phải chỉ rõ số tiền hoặc giá trị bồi thường cụ thể. Số tiền này cần được thể hiện bằng cả số và chữ. Ví dụ: 100.000.000 đồng (một trăm triệu đồng chẵn).

Cuối mẫu công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng cần phải thông báo những thông tin liên quan mang tính thứ yếu như: thông báo này gửi tới đâu, người nhận văn bản này là ai, số lượng bản sao của văn bản sẽ được tạo ra, hiệu lực pháp lý của văn bản kể từ ngày nào,....

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về những khía cạnh quan trọng của thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng, từ việc xác định lý do chấm dứt, đến nội dung cần có và quy trình thông báo. Đây là một phần thiết yếu trong quản lý cơ sở văn phòng và tạo ra một môi trường kinh doanh ổn định. Hy vọng rằng những thông tin trên đây của Homedy.com đã giúp bạn nắm vững các nguyên tắc cơ bản và hiểu biết về việc thực hiện thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng một cách trơn tru và hợp pháp.

Trần Dung