Từ A - Z về hợp đồng thuê văn phòng ảo chi tiết và chính xác nhất

Thuê văn phòng ảo đang trở thành một lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Nếu bạn đang muốn tìm thuê một vị trí văn phòng ảo đẹp, thì việc tìm hiểu về hợp đồng thuê văn phòng ảo như thế nào đúng và chuẩn là rất cần thiết. Trong bài viết dưới đây, Homedy sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo cũng như hướng dẫn soạn thảo hợp đồng thuê văn phòng ảo một cách đúng đắn. Mời các bạn cùng theo dõi nhé!

Hợp đồng thuê văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo còn được gọi là Virtual Office, là một thuật ngữ được sử dụng để chỉ một hình thức văn phòng kết hợp của truyền thông. Loại hình văn phòng này cung cấp các dịch vụ về địa chỉ liên lạc, giao dịch và hỗ trợ từ xa mà không yêu cầu thuê diện tích văn phòng cụ thể. Đây là một biện pháp giúp giảm chi phí và tăng hiệu quả kinh doanh được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay.

Hợp đồng thuê văn phòng ảo là văn bản được trao đổi giữa bên cho thuê (công ty dịch vụ) và bên thuê (khách hàng). Các điều khoản trong hợp đồng chỉ có hiệu lực khi có chữ ký của cả hai bên. 

Văn phòng ảo là một loại hình văn phòng mới có những đặc điểm khác biệt rõ ràng so với văn phòng truyền thống. Do đó, hợp đồng thuê văn phòng ảo cũng có hình thức, điều khoản và thỏa thuận riêng biệt. Theo quy định của pháp luật, quá trình thực hiện hợp đồng thuê văn phòng ảo cần đáp ứng các yếu tố sau:

• Hợp đồng bằng văn bản: Nội dung của hợp đồng đã được thống nhất giữa hai bên và được soạn thảo thành văn bản. Hợp đồng được in thành hai bản, mỗi bên ký kết và giữ một bản.

• Biên bản thanh lý hợp đồng: Biên bản này được sử dụng khi hợp đồng thuê văn phòng ảo hết hạn, hoặc khi một trong hai bên chấm dứt hợp đồng một cách đơn phương trước thời hạn.

• Phụ lục hợp đồng (nếu có): Đây là một tài liệu đi kèm với hợp đồng thuê. Phụ lục này có thể có hoặc không, nhưng nếu có thì sẽ chứa các thông tin chi tiết hơn về các điều khoản trong hợp đồng cho thuê văn phòng ảo.

• Giấy tờ sở hữu hoặc giấy chứng nhận sử dụng văn phòng hợp pháp: Tài liệu này được sử dụng để chứng minh quyền sở hữu của bên cho thuê.

Pháp luật hiện hành chưa công nhận loại hợp đồng cho thuê như hợp đồng cho thuê văn phòng ảo. Tuy nhiên, pháp luật cũng không có quy định cụ thể về diện tích tối thiểu mà một doanh nghiệp phải thuê để làm trụ sở. Do đó, để hợp thức hóa hợp đồng thuê văn phòng ảo thì các đơn vị cho thuê đã sử dụng mẫu hợp đồng thuê văn phòng thông thường, nhưng với các điều khoản dịch vụ chi tiết phù hợp cho văn phòng ảo.

Hướng dẫn soạn thảo hợp đồng thuê văn phòng ảo đúng chuẩn

Văn phòng ảo là một dịch vụ hợp pháp, tuy nhiên nó cũng mang theo một số rủi ro nếu bạn không hiểu rõ về các quy định trong hợp đồng. Các thủ tục thuê và các dịch vụ khách hàng được cung cấp đều phản ánh qua hợp đồng.

Để soạn thảo một mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo hoàn chỉnh, cần có nhiều kinh nghiệm từ các doanh nghiệp. Tương tự như các hợp đồng khác, mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo cũng có các điều khoản cơ bản, không thể thiếu như sau:

1. Bên A: Đại diện bên cho thuê

Thông tin của bên cho thuê là rất quan trọng để bên thuê có thể tin tưởng và hiểu rõ hơn về bên cho thuê. Thông tin cần cung cấp trong hợp đồng cho thuê văn phòng ảo bao gồm:

• Đại diện

• Số giấy phép

• Mã số thuế

• Địa chỉ

• Chức vụ

• Số điện thoại

• Email

2. Bên B: Đại diện bên cho thuê

Thông tin về đại diện của bên thuê sẽ tương tự như thông tin của bên cho thuê.

3. Đối tượng và mục đích cho thuê

Hợp đồng thuê văn phòng ảo chủ yếu áp dụng cho các đại diện của các bên, có thể là giám đốc, phó giám đốc hoặc người đại diện pháp lý cho doanh nghiệp. Mục đích của việc cho thuê là để cung cấp quyền sử dụng văn phòng ảo cho bên thuê.

4. Thời gian thuê

Điều kiện gia hạn hợp đồng và khoản thời gian thuê là những điều khoản cả hai bên cần phải lưu ý. Đồng thời thỏa thuận rõ ràng với nhau để tránh những tranh chấp không cần thiết khi có những vấn đề xảy ra.

Điều kiện gia hạn hợp đồng, thời gian thuê là các điều khoản cần được lưu ý. Hai bên cần thỏa thuận rõ ràng với nhau để tránh tranh chấp phát sinh sau này.

5. Giá thuê và các khoản chi phí khác

Mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo chuẩn cần có các điều khoản cụ thể về giá thuê, bao gồm các khoản phí mà bên thuê phải trả cho bên cho thuê, để sử dụng các tiện ích và dịch vụ trong văn phòng ảo như: hệ thống điều hòa, thang máy, điện sáng, lễ tân, vệ sinh, an ninh,.... Ngoài ra, còn có các chi phí dịch vụ ngoài văn phòng ảo như chi phí đỗ xe, kho bãi,....

6. Hình thức thanh toán

Hình thức thanh toán sẽ được đề xuất bởi bên thuê, sau đó cả hai bên sẽ cùng thỏa thuận. Hiện nay, có những hình thức phổ biến như văn phòng ảo cho thuê hợp đồng 6 tháng, 3 tháng, 12 tháng tuỳ thuộc vào thỏa thuận của hai bên. Chuyển khoản là một trong những phương tiện thanh toán phổ biến nhất cho các hợp đồng thuê.

7. Quyền và nghĩa vụ của hai bên

Phần này đề cập đến các quyền và nghĩa vụ của bên cho thuê và bên thuê. Đây là phần rất quan trọng khi soạn thảo hợp đồng văn phòng ảo, sự rõ ràng của các điều khoản sẽ giảm thiểu khả năng xảy ra tranh chấp không mong muốn giữa các bên.

8. Điều khoản chấm dứt hợp đồng

Có nhiều trường hợp có thể dẫn đến việc chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng ảo, chẳng hạn như hợp đồng thuê hết hạn hoặc các trường hợp hợp đồng không thể tiếp tục vì các lý do khách quan. Trong trường hợp bên thuê hoặc bên cho thuê muốn chấm dứt hợp đồng, cần gửi một công văn chính thức cho bên đối tác, sau đó cả hai bên sẽ thỏa thuận về mức phí và số tiền đặt cọc hợp lý.

9. Cam kết chung và hiệu lực hợp đồng

Bên cho thuê và bên thuê văn phòng ảo cần phải đề ra những cam kết chung trong quá trình sử dụng văn phòng. Hiệu lực của hợp đồng là yếu tố quan trọng để xác định thời gian bắt đầu sử dụng văn phòng ảo của bên thuê.

10. Giải quyết tranh chấp

Trong trường hợp xảy ra tranh chấp không mong muốn trong quá trình thuê văn phòng ảo, thương lượng sẽ là biện pháp đầu tiên được sử dụng giữa bên cho thuê và bên thuê. Ngoài ra, nếu thương lượng không đạt được kết quả tốt đẹp cho cả hai bên, tòa án sẽ là nơi hỗ trợ đưa ra phán quyết cho các tranh chấp này.

11. Chữ ký, đóng dấu, ngày tháng ký hợp đồng

Người đại diện của cả 2 bên cần cung cấp chữ ký đầy đủ với họ tên và con dấu của doanh nghiệp để hợp đồng có hiệu lực.

Mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo mới nhất

Mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo là tài liệu và cơ sở thanh toán quan trọng để xác nhận chi phí thuê văn phòng. Hợp đồng này bảo đảm quyền và nghĩa vụ của cả bên thuê và bên cho thuê.

Trong hợp đồng văn phòng ảo, tên hợp đồng vẫn được gọi là "Hợp đồng cho thuê văn phòng", tuy nhiên, nội dung chi tiết của hợp đồng sẽ được điều chỉnh để phù hợp với việc cho thuê văn phòng ảo. Cần quy định rõ các điều khoản về giá thuê, quyền lợi và trách nhiệm của cả hai bên thuê và cho thuê, cũng như quy định về các tiện ích và dịch vụ tại văn phòng. 

Dưới đây là mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo mới nhất, đầy đủ và chi tiết nhất để bạn đọc có thể tham khảo:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

------------------------------

HỢP ĐỒNG CHO THUÊ VĂN PHÒNG

Hôm nay, ngày ……. tháng …… năm …….. , chúng tôi gồm có:

BÊN A: (BÊN CHO THUÊ VĂN PHÒNG)

……………………………………………………………………………

Địa chỉ: …………………………………………………………………..

Điện thoại: ……………………………………………..  

Mã số thuế: ………………………………………………

Tài khoản: ………………………………………………..

Đại diện: …………………………………………………

BÊN B: (BÊN THUÊ VĂN PHÒNG LÀM VIỆC)

………………………………………………………………………………………

Địa chỉ: ………………………………………………………………………………

Điện Thoại: ………………

Mã Số Thuế: ………………

Đại diện: ……………………….   Chức vụ: ………..

Theo Hợp đồng thuê văn phòng và dịch vụ văn phòng này (sau đây gọi tắt là Hợp đồng), Bên B đồng ý cung cấp dịch vụ cho Bên A và Bên A chấp nhận thuê văn phòng và các dịch vụ văn phòng theo các điều khoản Hợp đồng như sau:

ĐIỀU 1: DỊCH VỤ CUNG CẤP

1.1 Mục đích thuê: Sử dụng địa chỉ đề đăng ký kinh doanh và thành lập văn phòng đại diện tại…………………………………………………………………………………...

1.2 Các dịch vụ sử dụng kèm theo:

+ Tiếp tân hỗ trợ toàn thời gian hành chính

+ Nhận và chuyển tiếp thư, bưu phẩm

+ Đặt bảng tên công ty

+ Sử dụng trà, café nước uống

+ Sử dụng khu vực tiếp khách chung

+ Wifi

+ Số điện thoại bàn chuyển tiếp

+ Tư vấn thành lập doanh nghiệp

1.3 Các chi phí phát sinh (nếu có) tùy theo nhu cầu sử của bên A  – chưa bao gồm VAT:

+ Phí chuyển tiếp thư, chuyển phát nhanh bưu phẩm: tính theo giá bưu điện.

+ Phí sử dụng phòng họp: …………… VNĐ /giờ - chưa VAT

+ Phí in ấn: ……. đ/bản in A4

ĐIỀU 2: THỜI GIAN THUÊ & THỜI HẠN HỢP ĐỒNG 

Thời Hạn Thuê: 12 tháng

Ngày Bắt Đầu Thuê: .../.../…….

Ngày Hết Hạn Thuê: .../.../…….

ĐIỀU 3: PHÍ DỊCH VỤ & THANH TOÁN 

3.1 Giá thuê:

Bên B sẽ thanh toán cho Bên A phí thuê trong thời gian thuê văn phòng như sau:

(Phí thuê: ....................... VNĐ/tháng)

+ Phí thuê 12 tháng: ...................... VNĐ

+ VAT: ...................... VNĐ

+ Đặt cọc: ...................... VNĐ

+ Tổng tiền: ...................... VNĐ

Bằng chữ: …………………………………………………… đồng.

Bên A có trách nhiệm cung cấp hoá đơn tài chính theo quy định hiện hành sau khi Bên B thanh toán bất kỳ khoản tiền thuê và các khoản phí cho Bên A theo Hợp Đồng Thuê này.

3.2 Hình thức thanh toán:

+ Bằng tiền mặt: Thu tại văn phòng Bên A tại ………………………….

+ Bằng chuyển khoản:

Tên tài khoản: ………………………….

Số tài khoản: ………………………….

Ngân hàng: ………………………….

ĐIỀU 4: QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN A

4.1 Bên A được quyền sử dụng các dịch vụ văn phòng được quy định tại điều 1.

4.2 Bên A phải thanh toán tất cả các chi phí sử dụng dịch vụ cho Bên B trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày bên B gửi đề nghị thanh toán đến bên A. Quá thời hạn này, Hợp đồng này đương nhiên hết hiệu lực.

4.3 Bên A cam kết không sử dụng hợp đồng này cho bất kỳ mục đích bất hợp pháp, trái đao đức hay mục đích nói xấu, gây thiệt hại cho Bên B. Bên A không sử dụng tên của Bên B kết hợp dù chỉ một phần của bất kỳ các hoạt động nào của Bên A. Mọi hành vi vi phạm điều khoản này, Bên A sẽ phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho Bên B và bên B có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng mà không cần thông báo

4.4 Bên A có trách nhiệm tự bảo quản tài sản của mình và khi có vấn đề mất cắp hay thất thoát nào xảy ra thì Bên B sẽ không chịu trách nhiệm liên quan trong thời gian làm việc

ĐIỀU 5: QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN B

5.1 Bên B cung cấp đầy đủ các dịch vụ được quy định tại điều 1.

5.2 Bên B sẽ không chịu trách nhiệm cho bất kỳ hoạt động giao dịch kinh doanh của Bên A và các khách hàng của Bên A. Mọi tranh chấp, khiếu nại từ khách hàng liên quan đến dịch vụ kinh doanh của Bên A hoàn toàn do Bên A tự chịu trách nhiệm. 

ĐIỀU 6: ĐIỀU KIỆN BẤT KHẢ KHÁNG

• Động đất, Chiến tranh, Giông bão,...

• Hoả hoạn khu vực thuê nhà không do lỗi của bên B gây ra.

• Hai Bên bị Chính Phủ Việt Nam hoặc một cơ quan có thẩm quyền quyết định chấm dứt hoạt động. 

Trong trường hợp có sự thay đổi về tổ chức và nhân sự của một (hoặc cả hai bên) ký Hợp Đồng Thuê thì tổ chức và nhân sự thay thế phải kế thừa bản Hợp Đồng Thuê này trừ trường hợp bị Tòa án Phúc thẩm tuyên bố là phá sản.

ĐIỀU 7: CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG

Hợp Đồng Thuê này sẽ chấm dứt trong các trường hợp sau: 

5.1 Diện Tích Thuê bị Chính Phủ Việt Nam hoặc một cơ quan có thẩm quyền quyết định phá hủy hoặc tháo dỡ.

5.2 Khi chấm dứt thời hạn Hợp đồng này, với điều kiện trong trường hợp thời hạn của Hợp đồng thuê này được gia hạn, Hợp Đồng Thuê này sẽ kết thúc vào cuối thời gian gia hạn gần nhất.

5.3 Diện tích thuê bị phá hủy, bị hư hại hoặc bị làm hư hỏng đến mức không thích hợp để ở hoặc sử dụng hoặc không vào được và tình trạng đó không thể khắc phục được.

5.4 Hai Bên vi phạm nghiêm trọng những điều khoản của Hợp Đồng Thuê này.

5.5 Trường hợp bất khả kháng xảy ra

ĐIỀU 6: ĐIỀU KHOẢN CHUNG

6.1 Thời gian phục vụ từ Thứ hai – Thứ bảy (Trừ ngày Lễ theo quy định của luật Việt Nam):

Thứ hai – Thứ sáu: 08h00 – 18h00

Thứ bảy: 08h00 – 12h00

Trường hợp Bên A có nhu cầu làm việc ngoài giờ, Bên A phải thông báo với Bên B trước tối thiểu bốn (04) giờ đồng hồ và chịu chi phí làm việc ngoài giờ

6.2 Các bên bị ràng buộc thực hiện các điều khoản trong Hợp đồng thuê này. Mọi tranh chấp (nếu có), sẽ được giải quyết bằng hòa giải giữa hai bên. 

6.3 Trong trường hợp không thể đạt được thống nhất thông qua hoà giải, trong vòng 30 ngày kể từ khi đưa vụ việc tranh chấp ra hoà giải, mỗi bên có thể đưa tranh chấp ra Tòa án có thẩm quyền để giải quyết. 

6.4 Hợp Đồng Thuê này được lập thành hai (02) bản chính. Mỗi Bên giữ một (01) bản chính có giá trị pháp lý như nhau.

Hợp đồng này có hiệu lực từ ngày ký.

>> Tải mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo chi tiết nhất TẠI ĐÂY

Theo quy định của pháp luật hiện hành, bên thuê có thể được tự do lựa chọn địa điểm và đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng cho thuê. Tuy nhiên, để tăng tính pháp lý và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình, cũng như đảm bảo tính ràng buộc đối với bên cho thuê, bên thuê nên công chứng hợp đồng thuê văn phòng ảo của mình.

Những lưu ý khi thực hiện hợp đồng cho thuê văn phòng ảo

Để tối đa hoá lợi ích và đảm bảo không có vấn đề phát sinh bất lợi cho cả 2 bên trong tương lai, bạn nên lưu ý một số điều khi thực hiện hợp đồng thuê văn phòng ảo như sau:

• Nghiên cứu hợp đồng: Cả hai bên nên thận trọng kiểm tra lại tất cả giấy tờ và điều khoản hợp đồng trước khi ký kết. Tốt nhất nên tìm sự trợ giúp của luật sư để kiểm tra hợp đồng.

• Đánh giá diện tích và giá thuê theo thực tế: Giữa hai bản hợp đồng phải được đồng nhất về cách tính diện tích và giá thuê phòng, bao gồm cả các không gian như thang máy, hành lang,...

• Xem xét thời hạn thuê: Đa số doanh nghiệp khi mới bắt đầu thường sẽ sử dụng văn phòng ảo cho thuê hợp đồng 6 tháng đến 1 năm chứ ít có ý định thuê lâu dài. Để tránh những tình huống không mong muốn, bên cho thuê thường đề ra thời hạn hợp đồng ít nhất là 1-3 năm.

• Danh mục cho phép và hạn chế: Cần đề cập một số danh mục cho phép và hạn chế trong điều khoản hợp đồng như việc cho thuê lại, việc tu sửa, bố trí văn phòng,...

• Khoản chi phí đề phòng lạm phát: Một số chủ sở hữu có thể tính giá thuê cao hơn mức trung bình từ 10 - 15% để đề phòng lạm phát. Vì vậy, doanh nghiệp của bạn cần tính toán chính xác chi phí hoạt động.

Về mặt hình thức, hợp đồng thuê văn phòng ảo vẫn là một dạng hợp đồng cho thuê văn phòng thông thường, nên các vấn đề về chấm dứt hợp đồng, thanh lý hợp đồng sẽ tương tự hợp đồng cho thuê văn phòng. Trước khi ký kết, hãy tìm hiểu rõ các vấn đề liên quan cũng như giải đáp những vấn đề còn băn khoăn, không nên vội vàng đặt bút xuống ký khi chưa nắm rõ các thông tin. Hãy trang bị kiến thức hữu dụng để bảo vệ chính doanh nghiệp của mình. 

Hy vọng với những thông tin chia sẻ trên đây đã phần nào hữu ích cho bạn khi nghiên cứu về hợp đồng thuê văn phòng ảo. Đừng quên đón đọc những bài viết bổ ích tiếp theo trên Homedy.com nhé!

Trần Dung